Апостиль документів для українців у 2025 році: що таке апостиль та для чого він потрібен
В Україні діють чіткі правила засвідчення офіційних документів.
Апостиль — це спеціальний штамп, який ставиться на офіційних документах та засвідчує справжність підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та автентичність печатки або штампа, якими скріплений документ.
Основне призначення апостиля - це легалізація документів для їх використання за кордоном у країнах, які приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року.
Апостиль — це, простими словами, спрощена процедура легалізації українського документа у 112 країнах світу.
Штамп апостиля може проставлятися як на самому документі, так і на окремому аркуші, що скріплюється з документом.
Апостиль в Україні у 2025 році
Ще у 2023 року набув чинності міжвідомчий наказ, який встановлює єдині правила проставлення апостиля в Україні. Документ № 125/209/293/139/999/5, розроблений спільними зусиллями п'яти ключових міністерств — закордонних справ, внутрішніх справ, освіти і науки, фінансів та юстиції — визначає чіткий механізм засвідчення українських документів для їх використання за кордоном.
Правила детально регламентують процедуру нанесення спеціальної відмітки "Apostille" відповідно до Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року. Це міжнародно визнаний спосіб легалізації документів, який значно спрощує їх визнання в інших державах.
Ключові аспекти порядку апостилювання:
– уніфікація процедури проставлення апостиля;– чітке визначення переліку документів, які підлягають апостилюванню;– встановлення єдиних стандартів оформлення міжнародної відмітки.
Встановлення чіткого порядку апостилювання є важливим для українців, які працюють, навчаються або ведуть бізнес за кордоном, оскільки значно спрощує процес визнання українських документів у країнах-учасницях Гаазької конвенції.
Апостиль на українські документи
Розповідаємо простими словами, на які папери можна поставити спеціальний штамп – апостиль, а на які – ні.
Що можна засвідчити:
– документи від судів;– папери від органів юстиції, державних архівів та установ виконання покарань;– документи про освіту від Міністерства освіти, шкіл, університетів та інших навчальних закладів;– все, що завірили нотаріуси;– документи від МВС, зокрема довідки про несудимість;– папери від міграційної служби про громадянство та статус біженця;– документи від податкової;– свідоцтва, що видаються органами РАЦС: про народження або смерть, шлюб чи його розірвання, усиновлення дитини, зміну імені тощо;– інші офіційні документи, видані на території України.
Тобто, якщо у вас за кордоном виникатиме потреба пред’являти українські документи до якихось офіційних установ – вони мають бути зі штампом апостиля. Наприклад, ви хочете влаштуватися на роботу за спеціальністю і маєте пред’явити свій диплом по відповідну освіту – ваш диплом має бути з апостилем, що підтверджує дійсність документа про освіту. Перед виїздом за кордон рекомендуємо проставити апостиль на тих документах, які можуть вам знадобитися там.
Не можна поставити апостиль на:
– паспорти;– військові квитки;– трудові книжки;– дозволи на зброю;– техпаспорти на автомобілі;– закони та інші нормативні акти;– листування між установами.
Правила не поширюються на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред'являються в державах їх акредитації та на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.Майте на увазі! Якщо документ потрібен для країни, яка не входить до Гаазької конвенції, може знадобитися інший спосіб засвідчення – консульська легалізація.
Де зробити апостиль в Україні?
Зверніть увагу, що апостиль на офіційних українських документах ставиться виключно на території України. Тобто, ви не зможете проставити апостиль на українські документи в українських посольствах чи консульствах за кордоном.
Частину документів, на які раніше ставило апостиль МЗС, засвідчує МВС, ДМС та ДПC. Отже, необхідно розібратися, хто ставить апостиль на тих чи інших документах:
– Міністерство внутрішніх справ ставить апостиль на документах, що видаються цим міністерством та його територіальними органами, окрім документів, що стосуються сфери освіти та науки.
– Міністерство освіти та науки ставить апостиль на офіційних документах, виданих цим міністерством, а також територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами й організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг.
– Міністерство юстиції ставить апостиль на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються державними чи нотаріусами України.
–Державна міграційна служба ставить апостиль на документах, що видаються цією службою, її територіальними та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції.
– Державна податкова служба ставить апостиль на документах, що видаються цією службою та її територіальними органами.
Міністерство закордонних справ ставить апостиль на всіх інших видах документів.
З якими країнами не потрібен апостиль?
Документи в деяких країнах приймаються без апостиля та консульської легалізації.
На підставі Мінської конвенції 1993 року, ні апостиль, ні консульська легалізація українських документів не потрібні в Вірменії, Казахстані, Киргизстані, Молдові, Таджикистані, Узбекистані.
Крім того, Україна має двосторонні договори про правову допомогу, які скасовують необхідність апостилю та консульської легалізації з наступними країнами: Болгарія, В'єтнам, Грузія, Естонія, Латвія, Литва, Монголія, Північна Македонія, Польща, Румунія, Сербія, Словаччина, Туреччина, Угорщина, Чехія.
Для підтвердження дійсності українських документів у цих країнах може знадобитися лише офіційний переклад документа та нотаріальне засвідчення.